Thema

Im folgenden wird der Customizing-Prozess bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen und im Bereich wichtiger Systemeinstellungen erläutert.
(vgl. SAP -Bibliothek - R/3 Customizing bei der Systemeinführung)

Bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen und bei der späteren Wartung durch die Administratoren ist es erforderlich, eine Vielzahl von Einstellungen vorzunehmen, um den Benutzern die Arbeit mit dem System zu ermöglichen bzw. um unternehmensspezifische Gegebenheiten im System abzubilden. Im Folgenden werden die wichtigsten Einstellungen erklärt die bei der Einführung eines Systems am Beispiel SAP R/3 erforderlich sind. Es werden dabei nur exemplarisch wichtige Einstellungen und deren Funktionsweise erwähnt, für die genaue Durchführung bzw. alle mögl. Einstellungsmöglichkeiten in SAP R/3 wird auf die SAP Hilfe verwiesen: R/3 Customizing Einführungsleitfaden

Allgemeine Einstellungen

Nachdem ein ERP System in einem Unternehmen eingeführt wurde, ist es zuallererst notwendig, dass die für das System verantwortlichen (Systemadministratoren) wichtige Grundlegende Einstellungen vornehmen um den Einsatz des Systems vorzubereiten.
Folgendes sind Grundlegende Einstellungen in SAP R/3:
1. Ländereinstellungen
  
  Alle Länder mit denen das Unternehmen Geschäftsbeziehungen unterhält müssen in SAP aufgenommen werden, damit das System später mit den Länderspezifischen Gegebenheiten arbeiten kann.
  (mit Hilfe sog. Länderschlüssel)
  Für jedes Land müssen dabei verschiedenste Angaben gemacht werden, in SAP R/3 sind das unter anderem folgende:
  
  - allgemeine Daten über das Land
  - dessen Außenhandelseigenschaften
  - Bankdaten
  - postalische Daten
  - Steuerdaten
  - verschiedene Regionen innerhalb des Lands
  (z.B.: Bundesländer)
  - Ländervorwahl für Kommunikationsdienste
  (Telefon, Telefax, etc.)
  
  Das System speichert diese Einstellungen und verwendet sie je nach Gegebenheit. Werden bspw. Waren aus dem Ausland bestellt, können so die ausländischen Verkehrssteuern direkt berechnet werden.
2. Währungen
  
  Um verschiedene Währungen die bei Geschäftsfällen auftreten verwalten zu können, verwendet SAP eine Währungstabelle. In ihr werden alle verwendeten Währungen gespeichert, deren Wechselkurse untereinander, die Anzahl der Dezimalstellen und Rundungsregeln. Für einen Buchungskreis kann ebenfalls jeweils eine spezifische Währung definiert werden.
3. Kalender
  
  Ein weiteres wichtiges Element bei der Anpassung von SAP ist das Kalendersystem. Es existieren ein Feiertagskalender und ein Fabrikkalender mit deren Hilfe die Arbeitstage und Feiertage festgelegt werden können. Ein Fabrikkalender kann jeweils einem Werk zugewiesen werden. Diese Kalendarien können dann jeweils in verschiedenen Branchen bspw. der Personalwirtschaft verwendet werden.
4. Globale Feldwerte und Eigenschaften
  
  Um den Nutzern des Systems die Eingabe von Standartwerten (Werte die für eine bestimmte Branche oder Abteilung immer gleich sind) in die Eingabemaske zu ersparen, können in SAP Globale Feldwerte definiert werden bzw. deren Verhaltenseigenschaften definiert werden. Beispielsweise können Felder als Mussfelder deklariert werden, Felder aus der Eingabemaske der Benutzer ausgeblendet werden oder fixe Feldwerte vorgegeben werden, die dann entweder durch den Benutzer verändert werden können oder nicht. Zusätzlich können aber auch ganze Menüfunktionen für bestimmte Benutzer ausgeblendet werden. Diese Vorgaben sollen helfen die Transaktionen bzw. die Navigation für die Benutzer zu erleichtern.
Systemeinstellungen

Vor dem Einsatz von SAP ist es darüber hinaus erforderlich, verschiedene Systemeinstellungen vorzunehmen, um die Computersysteme auf den Einsatz von SAP oder dessen Frontend vorzubereiten. Beispiele sind Einstellungen für bereits laufende Systemdienste, aber auch Einstellungen für die Systemadministration wie bspw. die Aufzeichnung von Änderungen oder Anpassung des Einstiegsmenüs. Genauere Informationen finden sich in der SAP Hilfe.
Systemübergreifende Einstellungen

Da ein ERP System mit verschiedenen Anwendungen und Schnittstellen kommuniziert, ist es erforderlich für den reibungslosen Ablauf verschiedene Systemübergreifende Einstellungen vorzunehmen.
1. Meldungen
  
  Es ist möglich Einstellungen vorzunehmen, wie das System Meldungen verarbeitet. In SAP R/3 gibt es bspw. verschiedenste Arten von Meldungen (Warnungen, Hinweise, Fehlermeldungen udgl.) für die eingestellt werden kann, welche Informationen der Nutzer bei der Meldung erhält oder ob die Meldung weiterverarbeitet werden soll. (bspw. Senden der Meldung an einen Systemadministrator, Benachrichtigung von Personen, Speichern der Meldung in einer Log-Datei udgl.) So kann gewährleistet werden das bei Fehlern die im System auftreten eine Fehlerbehebung leichter durchgeführt werden kann.
2. Dokumentenverwaltung
  
  Damit SAP R/3 mit Dokumentenverwaltungssystemen zusammenarbeiten kann ist es erforderlich, verschiedene Einstellungen in SAP vorzunehmen. So muss beispielsweise festgelegt werden, auf welchen Datenträgern Informationen gespeichert werden können oder wie und ob Dokumente verteilt werden sollen.
3. Bankenverzeichnis
  
  Im Bankenverzeichnis können Bankdaten eingegeben werden mit denen das System in späterer Folge arbeiten kann.
4. SAP-Geschäftspartner
  
  Um es dem SAP System zu ermöglichen, mit anderen SAP Systemen von Lieferanten oder Kunden zusammenzuarbeiten und so automatisch Bestellungen oder Lieferungen in das System zu übernehmen, kann SAP so konfiguriert werden das es mit den SAP Systemen der Geschäftspartner zusammenarbeitet. Für diesen Vorgang ist eine Vielzahl von Einstellungen nötig, ist aber die Verschmelzung der SAP Systeme durchgeführt ergibt sich für alle Parteien ein hoher Nutzen aufgrund des lückenlosen Datenaustausch und der engen Kooperation.
Neben diesen Einstellungen ist natürlich noch eine Vielzahl weiterer Einstellungen notwendig. Die Einstellungen können sehr komplex sein und sich je nach Gegebenheiten des Unternehmens stark unterscheiden und werden im Normalfall von Systemadministratoren durchgeführt.
Abbilden der Unternehmensstruktur

Bei der Einführung eines ERP Systems in einem Unternehmen (hier am Beispiel von SAP R/3) ist es im Regelfall erforderlich die Organisationsstruktur des Unternehmens im ERP System abzubilden. Das bedeutet, zur Einführung des Systems müssen die verschiedenen Organisationseinheiten wie bspw. Rechnungswesen, Logistik udgl. im System abgebildet werden und Einstellungen vorgenommen werden um die Abbildungen so nahe wie möglich an die realen Gegebenheiten des Unternehmens heranzuführen.
(vgl. SAP - Bibliothek - R/3 Customizing - Unternehmensstruktur)

Zur Abbildung ist es erforderlich, die Aufbau- bzw. Ablauforganisation des Unternehmens zu bestimmen und mit der Struktur des ERP-Systems abzugleichen. Im Normalfall, wie bei SAP R/3, stehen dafür bereits verschiedene Organisationselemente exemplarisch zur Verfügung, wie Elemente für das Rechnungswesen, für die Personalwirtschaft udgl. die alle an die Gegebenheiten angepasst werden müssen. Sollten Elemente die für das Unternehmen erforderlich sind nicht vorhanden sein müssen sie neu angelegt werden.

Grundsätzlich ist es für jedes Organisationselement erforderlich eine Definition und eine Zuordnung durchzuführen. In der Definition werden wichtige Eigenschaften für ein Organisationselement festgelegt wie bspw. in der Materialwirtschaft welche Lagerorte es gibt, deren Bezeichnung und Adresse. Je nach Organisationselement können die Einstellungen natürlich sehr umfassend sein und in Rücksprache mit den Erfordernissen der Abteilungen durchgeführt werden. In der Zuordnung wiederum werden die Organisationselemente miteinander verknüpft, so wird beispielsweise der Einkaufsorganisation das Werk zugeordnet wofür sie tätig ist.

Neben den typischen Organisationselementen die Abteilungen in einem Unternehmen ähnlich sind, gibt es auch Elemente die zur Erfassung bestimmter sonstiger Informationen bestimmt sind. Beispiele sind das R/3 Immobilienelement wo Informationen zu Gebäuden, Vermietung, Gebäudeverwaltung udgl. erfasst werden können oder das Veranstaltungsmanagement wo Veranstaltungen für Aus- und Weiterbildung udgl. verwaltet werden können.

Analyse und Offenlegung der Unternehmensstruktur

Um ein Standard-ERP-System an ein Unternehmen anpassen zu können bedarf es ab einer gewissen Unternehmensgröße eines hohen zeitlichen und personellen Aufwands. Dazu werden oft unternehmensfremde Berater und personelle Ressourcen kurzfristig engagiert, um dem Ziel einer schnellen und effektiven ERP-System-Einführung gerecht zu werden. Diesem Personenkreis müssen Unternehmensdetails bekannt gegeben werden, die ein erhebliche Maß an Vertrauen voraussetzen (gegebenenfalls lassen sich Stillschweigeabkommen schließen).

Fehlende personelle Ressourcen zur Systemanpassung

Um Customizing im Unternehmen optimal durchführen zu können benötigt man, wie bereits im vorhergehenden Punkt erwähnt, entsprechend geschultes bzw. spezialisiertes Personal. Die personellen Ressourcen für das Unternehmen zu gewinnen stellt nicht selten ein Problem dar, welches oft nur verbunden mit viel Aufwand und Kosten zu lösen ist.

Hohe Kosten

Ein nicht zu verachtender Faktor sind auch die beträchtlichen Kosten einer ERP-System-Anpassung. Auf diese finanziell schwer zu kalkulierene Belastung sollte sich jedes weitsichtige Unternehmen rechtzeitig einstellen. Die vielschichtigen Kosten für weitere Anpassungungen im Laufe der Nutzung dürfen nicht ausser acht gelassen werden.

Akzeptanzschwierigkeiten

Durch das Refactoring des Unternehmensworkflows und die daraus resultierende Reorganisation desselben wird oft tiefgreifend in langjährig gewachsene Strukturen eingegriffen. Dies führt zu nicht zu unterschätzenden Kosten. Kurzfristig muss auch mit einer sinkenden Produktivität gerechnet werden. Bei einer gelungenen Anpassung des Systems an die Gegebenheiten des Unternehmens lassen sich diese allerdings innerhalb kürzester Zeit wieder vielfach wettmachen und resultieren in einer sich durchaus auch positiv auf die jeweilige Unternehmung auswirkende Mitarbeitermotivation.